As conferências são convocadas, em geral, pelo poder executivo, por meio de um decreto do presidente da república, do governador ou do prefeito, ou, ainda, por meio de uma portaria do ministério ou secretaria correspondente ou por resolução do conselho. Cada esfera de governo é responsável por regulamentar e financiar sua conferência.
É importante destacar que as conferências são, de certa maneira, uma resposta à pressão da sociedade civil organizada pela inclusão de suas reivindicações e sugestões na formulação das políticas. Não importa qual seja o assunto, a discussão nas conferências nacionais não começa “do zero”.
As estaduais e municipais pautam-se, necessariamente, pelos objetivos e temas da conferência nacional e funcionam como fases preparatórias que funcionam como etapas de um sistema de conferências.
É bom lembrar ainda que a inexistência de uma das etapas (municipal ou estadual) não impede a realização das seguintes.
